Variabelen gebruiken voor je facturen en offertes

Je kunt binnen heel FactuurSturen.be variabelen gebruiken om e-mails, facturen en offertes sneller op te maken. Veel van onze klanten gebruiken deze variabelen in hun periodieke facturen. Het grote voordeel is dat als je bijvoorbeeld elke maand automatisch een factuur stuurt waar je de huidige maand wil vermelden je de variabele %THIS_MONTH% kunt gebruiken. Wij zetten daar dan automatisch de huidige maand neer.

Je kunt de variabelen ook gebruiken in de e-mails die wij voor je versturen. Op die manier kun je de e-mails mooi personaliseren en belangrijke financiële informatie direct vermelden.

De variabelen

Factuurinformatie

• %INVOICE_NUMBER% = factuurnummer

• %CREDITOR_REFERENCE% = Betalingskenmerk met controlegetal

• %CREDITOR_REFERENCE_RAW% = Betalingskenmerk zonder opmaak

• %INVOICE_TOTAL% = factuurbedrag incl. btw

• %INVOICE_TOTAL_EXCL% = factuurbedrag excl. btw

• %INVOICE_OPEN% = openstaand bedrag

• %INVOICE_OPEN_RAW% = openstaand bedrag zonder opmaak (euro-teken)

• %INVOICE_TOTAL_CURRENCY% = factuurbedrag incl. btw (buitenlandse valuta)

• %INVOICE_TOTAL_EXCL_CURRENCY% = factuurbedrag excl. btw (buitenlandse valuta)

• %INVOICE_OPEN_CURRENCY% = openstaand bedrag (buitenlandse valuta)

• %CLIENT_NUMBER% = klantnummer

• %COMPANY% = bedrijfsnaam klant

• %CONTACT% = contact naam klant

• %TELEPHONE% = telefoonnummer klant

• %MOBILE% = mobiele nummer klant

• %EMAIL% = e-mailadres klant

• %PAYMENT_PERIOD% = betalingstermijn in dagen van een factuur

• %QUOTATION_VALIDITY% = geldigheid in dagen van een offerte

• %EMAIL_INTRO% = e-mail aanhef

• %COLLECT_NUMBER% = rekeningnummer incasso

• %INVOICE_SENT% = verzenddatum factuur

• %INVOICE_DUE% = vervaldatum factuur

• %DUE_IN_DAYS% = aantal dagen verlopen

• %REFERENCE% = factuurreferentie

• %MANDATE_ID% = Uniek kenmerk van de incasso

• %WIK_AMOUNT% = incassokosten op basis van Wet Incasso Kosten (W.I.K.)

• %INVOICES_OPEN_LIST% = Openstaande facturenlijst van de debiteur

• %INVOICES_OPEN_TOTAL% = Totaalbedrag van openstaande facturen van de debiteur

Bedrijfsinformatie

• %MY_COMPANY_NAME% = Je bedrijfsnaam wat is opgelagen in je profiel

• %MY_COMPANY_EMAIL% = Je verzend e-mailadres

• %MY_COMPANY_INFORMATION% = Je bedrijfsinformatie wat ook op je factuur staat

Datumnotaties

• %PREV_MONTH% = vorige maand kort (01)

• %PREV_MONTH_LONG% = vorige maand lang (januari)

• %PREV_QUARTER% = vorig kwartaal (1)

• %PREV_WEEK% = vorige week (01)

• %PREV_YEAR% = vorig jaar

• %THIS_DAY% = dag van de maand (1)

• %THIS_MONTH% = deze maand kort (01)

• %THIS_MONTH_LONG% = deze maand lang (januari)

• %THIS_QUARTER% = dit kwartaal (1)

• %THIS_WEEK% = deze week (01)

• %THIS_YEAR% = dit jaar

• %NEXT_MONTH% = volgende maand kort (01)

• %NEXT_MONTH_LONG% = volgende maand lang (januari)

• %NEXT_QUARTER% = volgend kwartaal (1)

• %NEXT_WEEK% = volgende week (01)

• %NEXT_YEAR% = volgend jaar

Bovenstaande datumnotaties zijn enkel op basis van de factuurdatum. Wil je datumnotaties op basis van de huidige datum dan kan dat enkel met onderstaande "Geavanceerde datum"-variabelen

Geavanceerde datum

Een geavanceerde datum kun je helemaal zelf opbouwen. Je kunt zelf opgeven of je dagen/weken/maanden/jaren wil optellen of aftrekken van de factuurdatum en hoe je het resultaat wil laten weergeven.

Je begint met een % teken gevolgd door een "+"-teken (toekomst) of "-"-teken (verleden). Daarna heb je keuze uit DAY (dag), WEEK (week), MONTH (maand) en YEAR (jaar) gevolgd door een ":"-teken. Hierna kun je kiezen wat je wilt weergeven en hoe. Je kunt kiezen uit de volgende letters:

• d = dag van de maand (met voorloopnul)

• j = dag van de maand (zonder voorloopnul)

• W = weeknummer

• F = maand (uitgeschreven)

• m = maand als getal (met voorloopnul)

• n = maand als getal (zonder voorloopnul)

• y = jaar (twee getallen)

• Y = jaar (vier getallen)

Daarna sluit je weer met een % teken. Hieronder een aantal voorbeelden aan de hand van factuurdatum 13-03-2016:

• %+4WEEK:d-m-Y% = 10-04-2016

• %-1YEAR:d F y% = 13 maart 15

• %+3MONTH:m% = 06

• %-4DAY:d j-W/F m n y Y% = 09 9-11/maart 03 3 16 2016

Wil je een datum opbouwen op basis van de huidige datum in plaats van de factuurdatum dan kan dat door een uitroepteken te plaatsen voor het laatste % teken. (voorbeeld: %+0MONTH:m!% geeft de huidige maand met voorloopnul)

Rekenen met variabelen

Het is mogelijk om berekeningen uit te voeren met variabelen door deze tussen haakjes en procenttekens te plaatsen. De uitkomst wordt standaard afgerond op 2 decimalen maar dit is aan te passen door achter de berekening een dubbelepunt te plaatsen met het aantal decimalen erachter.

• + = optellen

• - = aftrekken

• * = vermenigvuldigen

• / = delen

Hieronder een aantal voorbeelden aan de hand van een factuur met een factuurtotaal van 1234,56 euro. Spaties zijn toegevoegd om de berekeningen leesbaarder te maken maar deze zijn optioneel.

• %( %INVOICE_TOTAL% / 100 * 3 )% = 37,04

• %( %INVOICE_TOTAL% / 100 * 3 :0)% = 37

• %( %INVOICE_TOTAL% / 100 * 3 :4)% = 37,0368

Bij herinnering e-mails kun je d.m.v. deze berekeningen ook de wettelijke rente (8%) berekenen. In onderstaand voorbeeld berekenen we de wettelijke rente aan de hand van het aantal dagen dat de factuur verlopen is (bijv: 60 dagen).

• %( %INVOICE_OPEN% * 0.08 / 365 * %DUE_IN_DAYS% )% = 16,34

• %( %INVOICE_OPEN% * 0.08 / 365 * %DUE_IN_DAYS% :0)% = 16

Op dezelfde manier kun je ook het nieuwe openstaande bedrag berekenen door de wettelijke rente bij het openstaande bedrag op te tellen:

• %( %INVOICE_OPEN% + ( %INVOICE_OPEN% * 0.08 / 365 * %DUE_IN_DAYS% ))% = 1250,90